Гарантийное письмо об оплате задолженности — требования к написанию

Основные случаи написания документа

Наиболее распространены факты написания в следующих случаях:

  1. Получение одним из участников договоренности определенного товара или оказание ему услуг в случаях, когда не осуществляется полная предоплата. Составление подобного документа позволяет обеим сторонам гораздо быстрее достичь взаимопонимания, поскольку это влияет на участника, получающего кредит в товарном виде, определяя степень его ответственности.
  2. Другим частым случаем являются ситуации, в которых одну из сторон необходимо принудить погасить уже имеющие долги перед другим юридическим или физическим лицом. Такая практика выгодна и самому должнику, поскольку составление и подписание подобного документа дает ему дополнительную возможность получить еще один кредит в товарной форме.

Ручка и газета

Юридическая сила гарантийного письма на погашение задолженности

Оно является крайне важным документом, но при этом, даже оформляя данный документ нельзя быть абсолютно уверенным, что все условия по оплате будут выполнены в полном объеме и в установленные сроки. В частности, это обусловлено полным отсутствием в отечественном гражданском праве какой-либо информации или упоминания такого термина, как гарантийное письмо вне зависимости от его вида и формы.

Однако в одной из статей гражданского законодательства содержится информация, которая обобщает требования, предъявляемые к различным соглашениям любой разновидности. В том числе там описан порядок действий, который необходимо выполнить стороне, составляющей определенную договоренность, а также описываются возможные гарантии получателя.

Требования к оформлению документа

Требования, во многом зависят от его разновидности и типа подписывающего лица, но ряд условий остается актуальными вне зависимости от других факторов:

  1. При написании, в обязательном порядке должен быть соблюден деловой стиль переписки.
  2. В теме документа необходимо в краткой и сжатой форме изложить его суть.
  3. Правом подписи документа может обладать не только директор компании-должника, но и назначенный им законный представитель. Однако в таком случае потребуется сопровождать гарантийное письмо официальной доверенностью, заверенной в нотариальной конторе.
  4. Необходимо обязательно проверить точность и правильно указания названий всех организаций как должника, так и кредитора. В случае наличия ошибок в данном пункте гарантийное письмо может быть признано в судебном порядке недействительным и не имеющим законной юридической силы.
  5. Сумма долга, а также его фактическое существование, должны быть доказаны путем наличия какого-либо соответствующего документа. В роли такого свидетельства может выступать товарная накладная, соглашение сторон о купле-продаже или заключенный договор на поставку товара.
  6. Сумма имеющегося долга должна быть прописана строго цифрами и прописью. Замена значения на буквенный вариант не допускается.
  7. Отсутствие банковских реквизитов либо четко прописанной ответственности, наступающей за не несоблюдение достигнутого соглашения, может повлечь к тому, что должник уйдет от своевременной оплаты задолженности, при этом судебные органы не смогут ничего сделать в данном случае, поскольку нарушается структура документации.
  8. Все листы, входящие в состав письма, должна быть сшиты между собой и представлять единый документ.
  9. Необходимо наличие опечатывающей наклейки, на которой будет написано количество страниц в гарантийном письме, а также стоять подпись составившего его лица. Если составителем является организация или индивидуальный предприниматель, то обязательно наличие печати. Отсутствие на документе опечатывающей наклейки является законным поводом для невыполнения указанных обязательств признания бумаги недействительной.
 Скачать образец гарантийного письма в формате MS Word.

Какую форму должен иметь документ на оплату задолженности

Ни гражданское законодательство, ни федеральные законы не регламентируют форму, которой должен обладать данный вид документа. По этой причине его можно составить в свободном варианте, но существует ряд пунктов, которые в обязательном порядке должны присутствовать в структуре письма, они зависят от того, кем оформляется документ.

В случае если составителем является юридическое лицо, то необходимо указать следующую информацию:

  1. Точное и полное наименование компании.
  2. Зарегистрированный юридический адрес организации.
  3. Все имеющиеся контактные сведения.
  4. Все необходимые реквизиты фирмы, в том числе ИНН и ОГРН.
  5. Печать организации; дата, когда производилось составление документа; подпись оформителя. Все три указанных пункта должны обязательно присутствовать на последнем листе документа.

Если же составителем является индивидуальный предприниматель, то в документе он должен указать следующие сведения:

  1. Название индивидуального предпринимателя, все его реквизиты и адрес, по которому была осуществлена регистрация.
  2. Печать, если таковая имеется.
  3. Никакой информации в деле документа о подтвердительной документации не требуется, но к нему должна быть приложена копия справки, свидетельствующей, что индивидуальный предприниматель прошел процедуру государственной регистрации.

Последним вариантом является составление его физическим лицом, в таком случае в нем должны присутствовать перечисленные ниже данные:

  1. Фамилия, имя и отчество в полном виде и без каких-либо сокращений.
  2. Полные паспортные данные.
  3. Адрес фактического проживания.
  4. Личная подпись, проставляемая физическим лицом, будет считаться действительной только в том случае, если она была заверена в нотариальной конторе.

Также всем трем категориям нужно внести следующую информацию:

  1. Место, где была составлена данная документация.
  2. Дата оформления.
  3. Подробный список фигурирующих товаров, оказанных услуг или проведенных работ.
  4. Сроки, в течение которых должна быть погашена задолженность.
  5. Форма погашения задолженности.
  6. Размер денежной суммы, которая является долгом.
  7. Ответственность должника за неисполнение обязанностей, прописанных в гарантийном соглашении. В том числе может быть прописан размер штрафных санкций, применяемых к нарушителю договора.
  8. Подписи всех сторон-участников.
Если какая-либо информация будет отсутствовать, то в ходе судебного разбирательства такая бумага может быть признана не имеющей никакой силы.

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности

Обсуждаемый вид документации всегда является ответом на письмо-претензию, предшествующее ему. Получение контрагентом уведомления об уплате имеющегося долга носит информационный характер и не требует дополнительного ответа в тех случаях, когда необходимая сумма поступила на счет в оговоренный срок.

Однако при возникновении ситуации, когда денежные средства не были получены поставщиком в нужное время, против должника могут быть введены штрафные санкции или иные меры наказания, а также ему должно быть отправлено еще одно письмо-претензия. В случае систематического нарушения со стороны должника, дело может быть решено в судебном порядке.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Для того чтобы получить более полное представление о том, как выглядит данный вид документа, приводится наглядный образец письма, составленного с учетом всех существующих правил:

Общество с ограниченной ответственностью

«Партнер-Тренд»

119027, г. Юбилейный, Пушкинская улица, д. 15

Р/с №123456789

В филиал «Подмосковная Дирекция ОАО «УралСиб»

К/с 123456789

ИНН 123456789

КПП 123456789

ОГРН 123456789

Информационное письмо

ООО «Партнер-Тренд» сообщает о том, что гарантированная задолженность будет подлежать оплате в период с 01.02.2016 по 20.02.2016.

Задержка сроков по выполнению взятых на себя обязательств путем заключения соответствующего договора связана с изменением сроков перехода торговой точки и заключением договора о ее передаче, что вызвало временную остановку в процессе перевода денежных средств на банковские счета.

Все обязательства, взятые на себя ООО «Партнер-Тренд», будут выполнены в полном объеме, осуществление платежей возобновится начиная с завтрашнего дня.

В случае возникновения необходимости получения графиков оплаты имеющихся задолженностей, просьба сделать обращение к специалистам отдела закупок, отвечающего за группу предоставляемых вам товаров.

31.01.2016

Генеральный директор Иванцов М.В. (личная подпись)

Начальник коммерческого отдела Буховцев А.Н. (личная подпись)

(печать)

Можно также воспользоваться другой формой данного документа, которая выглядит следующим образом:

ООО «Радуга-Сервис»

ИНН 123456789 КПП 123456789

ОГРН 123456789

Адрес: г. Королев, Сигнальный проезд, стр. 1

Почтовый адрес: г. Королев, улица Свободы, д. 14а, оф. 114

Р/с №123456789 в дополнительном офисе «Юбилейный» ОАО «Альфа-Банка»

к/с №123456789 БИК 123456789

г. Королев                           30.01.2016

Генеральному директору

ООО «Партнер Ай Ти»

Вяземскому О.И.

112058, г. Москва, ул. Петровская, д.3

Гарантийное письмо

В соответствии с полученным уведомлением о прекращении поставок рекламного оборудования сообщаю о принятых с 17.01.2016 в срочном порядке мерах, заключающихся в самоограничении. Они будут достигнуты путем подключения нового источника финансирования и отказа от приобретения погрузо-разгрузочной техники. Имеющийся долг за оборудование, полученное на основании товарной накладной №4519402, за указанный вами в уведомлении период был уплачен лишь частично. ПП №508 от 30.01.2016 в размере 74569,25 рублей за сентябрь 2015 года и ПП №509 от 30.01.2016 в размере 35267,88 рублей за октябрь 2015 года.

В связи с непростым положением организации, которое вызвано задержкой в финансовых расчетах ряда контрагентов с ООО «Радуга-Сервис», прошу не прекращать поставки рекламного оборудования. Погашение всей остальной части задолженности гарантирую в срок до 12 марта 2016 года.

Генеральный директор ООО «Радуга-Сервис»: (печать) (личная подпись) / Демушкин А.В.

Обе, приведенные для примера формы, являются вполне действующими и их можно взять за образец при составлении соответствующей документации.

Понравилась статья?
Загрузка...

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить