Срок хранения кадровых документов

Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить. Как отсортировать документы, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. В законе прописано рациональное размещение сохранения документов, учета и их комплектования. В любой организации, коммерческой либо государственной, должен быть спецархив.

Приведем основные определения, приведенные в Федеральном законе.

Архивное дело – совокупность деятельности гос.органов, граждан, местного самоуправления в области хранения, учета и комплектования архивных документов.

Кадровые документы

Архивные документы – это носитель с зарегистрированной на нем информацией, с реквизитами для идентификации. Они подлежат определённому времени хранения, так как значимы для общества и государства. Совокупность подобных документов представляет из себя архивный фонд.

Архив – подразделение организации или отдельное учреждение, которое производите хранение и учет архивных документов.

Следует отметить, что создать спецархив довольно сложно и трудоемко. Граждане и предприятия создают их с целью хранения документов, которые накопились в процессе деятельности организации.

Основным моментов в данном законе является внедрение единых для всех правил организации учета, использования и хранения архивных документов.

Информация, входящая в состав личного дела работника

В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.

На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.

Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив. У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3х лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).

На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет, руководителей – не уничтожаются.

Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.

Документы, входящие в личное дело:

Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.

  • Анкета, личный листок по учету кадров.
  • Резюме (или автобиография).
  • Копии документов об образовании.
  • Личные документы сотрудника.
  • Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
  • Свидетельство о заключении брака.
  • Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
  • Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
  • Трудовой контракт.
  • Данные аттестаций.
  • Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
  • План карьерного роста.

Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

  • Управленческая документация. 
    Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
  • Бухгалтерская и налоговая документация.
  • Внешние первичные документы — это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
  • Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
  • Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
  • Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
  • Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
  • Документы по учету кадров и оплате труда.

К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т.д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.

Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.

Сроки хранения кадровой документации

В процессе жизнедеятельности организации накапливаются документы, которые имеют влияние на организацию в большей или меньшей степени.

Некоторые создаются для решения определенной задачи, и становятся не нужными после ее решения. Другие значимы несколько лет. К третьей групп относятся документы, которые не утрачивают свою уникальность.

Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:

  1. Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т.д.
  2. Постоянные:
    • Приказы.
    • Штатное расписание.
    • Описи дел.
    • Акты об уничтожении.
    • Бухгалтерские отчеты.
Каждый год в организации происходит разбор документов по данному критерию, с помощью анализа содержания.

Характеристика документов по сроку хранения

Документы с ограниченным периодом хранения:

  • ПКО/РКО.
  • Квартальные бухгалтерские отчеты.
  • Документы по ревизии.
  • Акты о взаимных расчетах между организациями.

Документы постоянного хранения:

  • Приказы по основному виду деятельности.
  • Годовые бухгалтерские балансы.
  • Годовые отчеты по налогам.
  • Документы о переоценке основ.фондов.
  • Связанные с векселями.

Хранения до минования надобности:

  • Приказы по сотрудникам.
  • О начисленных налогах.
  • Договоры страхования.
  • Расчетные счета сотрудников.

На документах проставляется отметка «ЭПК»

Хранения до замены новыми документами:

  • Бланки форм статистической отчетности в организациях.
  • Положения.
  • Инструкции.

Сроки хранения документов в организации

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Ответственность и штрафы при нарушении и порядке хранения кадровой документации

Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» за нарушение порядка хранения документации предусмотрена ответственность (уголовная, административная, гражданско-правовая). Под нее попадают руководители организации и задействованные в нарушении работники, в частности кадровые службы.

К нарушениям можно отнести:

  • Уничтожение документа раньше срока, если такое вообще было допустимо.
  • Потеря до срока хранения.
  • Хранение не в положенных местах (в ящике стола вместо сейфов для бухгалтерской документации).

Ответственность зависит от степени нарушения:

  1. Гражданско-правовая ответственность. При потере или по вине работника произошла порча документации, он должен возместить ущерб. Выражается в уплате штрафа или неустойки.
  2. Административная ответственность. Неправильное хранение документации или уничтожение неположенных документов.Предусмотрен штраф от 300 руб. до 500 руб. При неправильном оформлении бухгалтерской отчетности от 2000 руб. до 3000 руб. В случае непредставления первичной документации за 1 налоговый период – 10 000 руб., более 1 периода – 30 000 руб. Если вышесказанное послужило причиной снижения налоговой базы – 20% от неуплаченных налогов или более 40 000 руб.
  3. Уголовная ответственность. Умышленное уничтожение документов – накладывается штраф от 100 000 руб. или лишение свободы до 2-ух лет.

Таким образом, в статье были рассмотрены вопросы, затрагивающие продолжительности хранения кадровых документов. Рассмотрели ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Из каких документов складывается личное дело работника. Узнали, какие документы следует хранить постоянно, а какие ограниченное количество времени. В случае нарушения данных сроков рассмотрели, какая ответственность возлагается на руководителя организация и какие штрафы накладываются.

Понравилась статья?
Загрузка...

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить