Правила ведения и хранения трудовых книжек — практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Женщина

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

Понравилась статья?
Загрузка...

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить