Как написать сопроводительное письмо к резюме — правила написания

Сегодняшний быстроменяющийся динамичный мир, требующий для осуществления успешной карьеры не только постоянного обновления профессиональных знаний, но и совершенствования умения налаживать контакты с другими людьми. Одним из видов таких контактов является налаживание процесса общения с работодателем посредством подачи соискателем резюме и сопроводительного письма к нему.

Сопроводительное письмо к резюме: понятие и его особенности

По сути своей сопроводительное письмо – это небольшое, но важное приложение к резюме, позволяющее работодателю безошибочно не только определить тему и цель сообщения, но и сформировать первое впечатление о соискателе, его намерениях и уровне общеобразовательной подготовке.

Этот документ деловой переписки не является чем-то невероятным и особым, написанное кратко, содержащее сообщение о цели и мотивах обращения к конкретному лицу, в компетенции которого относится вопрос подбора кандидатуры на вакантную должность, письмо является обязательным и общепринятым инструментом современных коммуникаций.

Девушка читает документ

Цель и задачи сопроводительного письма к резюме

Традиция обращения к собеседнику посредством письменной речи, к сожалению сегодня все больше уходит в прошлое, современные технологии делают жизнь намного динамичнее и во многом влияют не только на стиль жизни, но и на культуру речи, формируя новый стиль, во многом нивелируя необходимость правильно и доходчиво излагать мысли на бумаге. А ведь именно текстовое сообщение, стиль и грамотность излагаемой информации в письменной форме во многом позволяют куда более быстро, просто и весьма эффективно обратить на себя внимание, намного повысив шансы, чем обращение посредством телефонного звонка или СМС сообщение.

Итак, к главным целям написания сопроводительного документа к резюме являются:

  • обращение к адресату с описанием прилагаемого официального документа;
  • донесение работодателю краткого содержания побудительных мотивов своих действий;
  • обращение внимания адресата на серьезность намерений и произведение первого положительного впечатления;
  • информирование относительно изложенной в резюме информации о достаточном уровне профессиональных знаний и квалификации, письменной грамотности и владении необходимым уровнем делового языка.

Вместе с тем процесс составления сопроводительного письма имеет и другую сторону – реализации задач поставленных, перед собой соискателем, к которым могут быть отнесены:

  • донесение до адресата целей и мотивов обращения;
  • посредством краткого изложения ключевых моментов резюме добиться выделения своего обращения среди писем других кандидатов;
  • указание своих контактных данных для дальнейшего сотрудничества и (или в крайнем случае) получения ответа с результатом рассмотрения кандидатуры.

Что даёт наличие сопроводительного письма к резюме работнику

Не секрет, что любой руководитель свою фирму считает результатом своего упорного и кропотливого труда, своей заслугой и как один из результатов такой деятельности руководитель имеет высокую самооценку. И во многом, такие руководители позволяют обратить внимание на себя только тем, кто всерьез настроен на напряженную работу. Поэтому именно написание четко структурированного, логичного и простого к восприятию документа обращенного к руководителю, позволяет соискателю обратить на себя внимание, заинтриговать к дальнейшему изучению и сфокусировать на своем резюме симпатии работодателя, выделив его среди резюме остальных претендентов.

Вторым немаловажным аспектом при налаживании процесса общения является дополнительная возможность презентовать свои навыки владения современным деловым языком, создать впечатление грамотного, исполнительного и квалифицированного работника независимо от квалификации и образования. Ведь грамотная и логичная речь во многом дает представление о возможностях дальнейшего как карьерного, так и профессионального роста сотрудника, быстрого овладения работником особенностями производственного процесса, служебными обязанностями, корпоративной культурой предприятия.

Такой подход нужен и для того что в большинстве случаев нанятый работник со стороны не сразу включается в процесс производства, а затрачивает определенное время на адаптацию и профессиональное обучение на новой должности. И оттого насколько новый член коллектива эффективно будет использовать это время, во многом будет зависеть как его дальнейший карьерный рост, так и его ценность для компании, именно поэтому важно с первых строк продемонстрировать умение к самообразованию.

Структура сопроводительного письма

Во многом успех положительного рассмотрения обращения зависит от того насколько грамотно, четко и в то же время просто составлено письмо, для этого достаточно использовать простой план:

  • адресат, обращение;
  • краткое изложение основных вопросов сопровождаемого документа;
  • цель обращения;
  • побудительные мотивы начала переписки;
  • слова признательности и благодарности;
  • идентификация и указание контактных данных соискателя.

При этом во время написания документа достаточно придерживаться простых правил:

  • как и любое другое послание, сопроводительное письмо направляется конкретному адресату, то есть получателем обращения должно быть конкретное должностное лицо компании;
  • само обращение к адресату должно быть написано правильно, с указанием наименования компании, должности и звания должностного лица которому адресуется письмо;
  • для доказательства правдивости и искренности своих намерений следует обязательно указать источник получения информации о вакансии, такое указание дает возможность иметь предметный разговор в дальнейшем процессе трудоустройства;
  • нелишне в письме указать и причины направления резюме, более результативно в таком случае перечислить несколько причин, в том числе высокую квалификацию, желание более продуктивно применить свои знания и умения;
  • большим плюсом будет акцентирование внимания на краткой, но очень существенной информации относительно профессиональных знаний и достижений, такое дополнение будет подчеркивать серьезность намерений соискателя занять предлагаемую вакансию и желание как можно продуктивнее трудиться на предприятии.

Правила написания сопроводительного письма работодателю

Однако кроме обязательных правил написания сопроводительного документа нелишне знать и другие, неписаные правила, о которых предпочитают молчать официальные руководства, а именно правила о том, что не рекомендуется раскрывать в сопроводительном документе.

Первое знакомство с собеседником часто несколько обманчиво впечатление, о человеке полученное при первой встрече, будет накладывать отпечаток, в дальнейшем создавая почти идеальный образ, не позволяя критично оценить все качества человека.
Точно так с первых строк письма создается впечатление о человеке, и здесь можно создать как положительное, так и отрицательное мнение даже без личной встречи.

Именно поэтому не рекомендуется упоминать:

  • о желании построить быструю карьеру такое упоминание, по меньшей мере, нескромное и создают впечатление о соискателе как о карьериста;
  • установившиеся штампы, за ними не видно человека, и хотя правила делового общения во многом и формализуют стиль письменного обращения, но не запрещают использовать простой человеческий язык;
  • о своих недостатках, это во многом отталкивает, никто не любит нытиков и слабаков.

Что нельзя делать при составлении сопроводительного письма

Немаловажно при написании также знать о том, что является табу в деловой переписке.

Во-первых, сопроводительный документ является кратким и очень лаконичным документом, на прочтение которого затрачивается немного времени, но которого вполне достаточно для понимания того о чем идет речь, именно поэтому не стоит дублировать полностью все резюме.

Во-вторых, при обращении в разные инстанции, во время поиска к каждой вакансии следует подходить индивидуально, творчески, а не ставить стандартную рассылку во все адреса одного и того же письма, со стандартным резюме.

В-третьих, нескромно и некорректно затрагивать в первом обращении к работодателю финансовые вопросы, как правило, такие резюме остаются без рассмотрения.

В-четвертых, указанные в объявлениях инструкции, необходимая информация и порядок действий должны быть выполнены до точки, аккуратность и точность исполнения большой плюс.

Ну и последнее любая негативная информация, бросающая даже маленькую тень на репутацию соискателя не должна упоминаться ни в резюме, ни в сопроводительном письме.
Возможно, в последующем она и станет известна, но тогда это уже будет не столь важно.

На какие вопросы следует дать ответ в сопроводительном письме

Составляя сопроводительное письмо к работодателю можно представить его и как вариант мини-презентации, во время, которой используются и средства эмоциональной окраски содержания.

Положительным моментом будет указание на заинтересованность соискателем именно этой вакансией, такое подчеркивание однозначно заинтересует работодателя, заставит в дальнейшем вернуться и перечитать резюме еще раз.

Хорошим ходом для привлечения внимания будет перечисление должностей и профессий уже знакомых или близких по содержанию обязанностей с имеющейся вакансией. Такое прямое указание на имеющийся опыт практической работы по специальности во много будет способствовать скорейшему приглашению на собеседование.

Еще одним полезным моментом в составлении письма буде использование в тексте позитивно окрашенных моментов связанных с будущей работой, высокие положительные эмоции всегда воспринимаются лучше, чем сухой деловой стиль, небольшое преувеличение или даже лесть дают возможность другой стороне почувствовать свою большую значимость. Для этого нелишне упомянуть об известности компании, ее успехах и достижениях.

Пример сопроводительного письма к резюме

Исполнительному директору

НПО «Техносистема»

Добрый день, уважаемый Александр Анатольевич.

В ответ на ваше объявление в газете «Вечерние вести» высылаю в прикреплённом файле резюме. Претендую на вакансию инженера отдела систем контроля и сигнализации. Имею достаточный опыт работы, как в государственных, так и частных структурах связанных с разработкой, проектированием и практическим монтажом систем охранной и пожарной сигнализации, видеонаблюдения и контроля доступа. Имею необходимые сертификаты и разрешения для проведения подобного рода работы, надеюсь быть полезным для возглавляемой Вами компании. Готов предоставить вам любую дополнительную информацию.

В случае положительного рассмотрения моей кандидатуры прошу вас сообщить мне на мой телефон или электронный адрес. Готов встретиться в любое удобное для вас время.

С уважением, Андрей Васильев, телефон _____________,

электронный адрес ___________

Понравилась статья?
Загрузка...

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить