Судебная документация и все, что с ней связано, обладает повышенной степенью важности. Иногда в целях соблюдения делового этикета составляется сопроводительное письмо, которое, по сути, является перечнем прилагаемых документов и рекомендациями по обращению с ними. С помощью такого письма уточняется, как нужно обращаться с тем или иным документом. Письмо может быть приложено к делу. Конечно, для этого оно должно быть грамотно составлено.
Для чего оно нужно?
Главная цель сопроводительного письма — дать понять адресату, какие именно документы были отправлены, и каково назначение каждого из них. Кроме этого, в его функции входит:
- Опись полностью повторяет реестр, в котором указано название и точное количество оплавленных документов. Это может показаться лишним, но, возможно, так получится избежать каких-либо ошибок при оформлении.
- Сопроводительное письмо — это средство деловой переписки, которая понятна и той, и другой стороне.
- Дублирующий список документов может пригодиться в случае их утери и необходимости восстановления.
- Адресату легче понять, что хотели выразить тем или иным документом.
- Сопроводительное письмо ускоряет обработку присланных материалов.
В каких случаях требуется сопроводительное письмо
Сопроводительные письма имеют смысл, когда документы передаются в организацию или частному лицу самостоятельно, через курьера, посредством простой или электронной почты. Сопроводительное письмо разъясняет, кому предназначены бумаги, кто их пересылает, а так же какую цель они преследуют.
Образец
Любая переписка между организациями регламентируется определенным ГОСТом и имеет свои правила. Различия могут быть лишь в деталях (это зависит от типа сопровождения), но все остальное должно соответствовать следующему примеру:
- Адресат, а именно: полное название и юридический адрес организации, а так же ФИО и занимаемая должность лица, которое будет принимать документы. Номер письму присваивается по всем правилам делопроизводства.
- Номер обращения и дата отправления.
- Содержание. Письмо должно начинаться с общих деловых фраз наподобие «Направляем/высылаем вам…». Наименование бумаг может быть кратким и обобщенным, в этом разделе нет необходимости описывать и давать полные названия документов. Зато здесь должны содержаться инструкции для получателя, они касаются тех действий, которые отправитель ждет в отношении того или иного документа. К примеру, это может быть следующие действия: скрепить печатью, поставить подпись, вернуть после ознакомления в такой-то срок и прочие пожелания. Жирным шрифтом или курсивом можно выделять места повышенной важности.
- Полный перечень прикладываемых документов. Здесь все документы должны называться своими полными названиями и идти по пронумерованному списку. Указывать надо так же количество листов, которое содержит каждый документ, а так же общее количество бумаг.
- ФИО отправителя, который подтверждает достоверность всех документов и контакты.
Сопроводительное письмо обязательно должно быть подписано по всем правилам тем лицом, у которого есть на это полномочия. Подпись должна быть одна, но того сотрудника, с чьей сферой деятельности имеют связь отправляемые документы. Это могут быть:
- Генеральный директор, начальник, управляющий. Это лицо имеет право подписывать все документы общего потока, которые относятся к любому подразделению возглавляемой им компании. То же самое относится и к документам особой важности.
- Главный бухгалтер имеет право на подпись только документов, относящихся к финансовой сфере.
- Юрист занимается пересылкой документов и оформлением сопроводительных писем к ним в случае судебных разбирательств и т.п.
Наилучший вариант, когда компания имеет какой-то определенный шаблон сопроводительного письма и всегда им пользуется, а не составляет каждый раз его в новой произвольной форме. Отправка происходит с помощью обычной почты или заказной корреспонденцией.
Письмо обязательно должно быть зарегистрировано в журнале документооборота компании. Сопроводительное письмо должно составляться в 2 экземплярах: один отправляется адресату, другой остается в компании. Хорошо, когда уполномоченное лицо оставляет электронные копии — так легче его отыскать в случае необходимости.
Сопроводительное письмо подразумевает ответ на него. По деловому этикету срок обработки и ответа на письмо составляет 30 календарных дней с того рабочего дня, который следует за тем, когда письмо пришло. Если есть обоснованная необходимость в быстром ответе, нужно сделать приписку с просьбой ответить в течение 7 дней (к примеру). Когда письмо отправляется в филиал или подразделение организации, которое находится в подчинении у отправителя, можно устанавливать более короткие сроки для ответа, например, 3 дня.
Сопроводительные письма — это точно такая же документация компании или организации, как и любые другие. Поэтому их хранение должно подчиняться тем же самым правилам, которые распространяются на прочие документы. Такие правила устанавливаются руководством:
- Не сопроводительное письмо имеет особую ценность, а те документы, которые в нем отражены. Поэтому первоочередная задача — сохранность этих документов.
- Когда все документы, представленные в сопроводительном письме, уже изъяты, то срок хранения самого письма определяется индивидуально в каждом случае.
- Иногда для хранения сопроводительных писем имеется просто отдельная папка, такой вариант целесообразен в компаниях, которые имеют не слишком большой документооборот.
Как заполнить?
Можно поступить еще проще — скачать бланк сопроводительного письма и просто заполнить его. В бланке будут указаны все данные, которые обязательно нужно написать, так что вероятность ошибки сведена к минимуму. Так же это исключает возможность указать то, что не требуется в письме вообще. Если произошла какая-то ошибка, всегда можно заменить бланк на новый и заполнить заново.
Загрузка...