С каждым днем информационные технологии все больше проникают в жизнь современного общества. Еще пару лет назад без личной подписи руководителя невозможно было заверить не один документ, сегодня ситуация изменилась. Так при электронной передаче документов, не нужно ничего сканировать, чтобы передать на подпись можно воспользоваться ЭЦП для юридических лиц и отправить соответствующий документ адресату.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Электронная подпись – реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи, позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи, принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи, а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа.
На сегодняшний день между электронной и классической подписью, поставленной ручкой нет никакой разницы, они имеют одинаковую юридическую силу. Единственным условием юридической обоснованности является гарантия ее подлинности и достоверности.
Кто имеет право на использование?
На текущее время круг юридических и физических лиц, имеющих право оформить ЭЦП довольно широк, так в соответствующий центр для оформления её могут обратиться:
- ИП
- Физические лица
- Юридические лица
1.ИП
Лица, занимающиеся частной предпринимательской деятельностью, для удобства и быстроты работы, в частности, для отправки отчетности в электронном виде могут получить ЭЦП.
2. Физические лица
Сегодня не только бизнесмены и предприниматели ведут активную деловую жизнь, также и рядовые граждане получают многие услуги в онлайн-режиме, к ним относятся:
- Подача заявления на поступление в ВУЗы
- Сайты госуслуг
- Электронные услуги
На сегодняшний день нет необходимости обращаться к бумажному носителю, все это можно выполнить не выходя из дома, вернее не покидая своего компьютера, нужно лишь обзавестись личной ЭЦП.
3. Юридические лица
Юридические лица, безусловно, были первыми владельцами ЭЦП, так как именно им приходится осуществлять огромный документооборот.
Учитывая огромные объемы, использование ЭЦП позволяет сэкономить значительное количество времени.
Для чего необходима ЭЦП юридическому лицу?
Широкое поле применения электронной подписи способствовало появлению различных их разновидностей, так в компаниях сегодня применяются следующие виды:
- Для бухгалтерской и налоговой документации
- Для сохранности личной переписки
- Для участия в электронных торгах и госзакупках
В целом же, если назвать все функции, которые возлагаются руководителями предприятий на использование ЭЦП, то они способствуют следующему:
- Повышению безопасности и конфиденциальности документооборота
- Преданию электронным данным юридической силы
- Оптимизации процессов документооборота
- Использованию единой подписи в электронных торгах
- Гарантия подлинности электронной документации
- Обеспечение возможности согласования с международными системами документооборота
Для того, чтобы представить картину использования ЭЦП юридическими лицами стоит остановиться на каждой из этих особенностей более подробно.
1. Повысить безопасность и конфиденциальность документооборота
Вместе с ЭЦП руководителю выдаются защитные ключи, доступ к которым имеет лишь ограниченный круг лиц, к тому же обязательным элементом её является сертификат.
Даже в случаях её несанкционированного использования, в любой момент отозвать её, тем самым защитив ценную информацию.
2. Придать электронным данным юридическую силу
Использование при создании ЭЦП уникальных кодов и других уникальнейших мер защиты позволяет повысить защищенность информации от использования третьими лицами.
3. Оптимизировать процессы документооборота
ЭЦП позволяет значительно ускорить документооборот на предприятии, так как в этом случае нет необходимости выжидать появления руководителя на рабочем месте, для подписания какого-либо документа.
4. Использовать единую подпись в электронных торгах
Можно воспользоваться и при участии предприятия в электронных торгах, нужно заметить, что никаких других действий при этом совершать не нужно, не требуется куда-либо ходить и что-то подтверждать.
5. Гарантировать подлинность электронной документации
До появления ЭЦП, многие люди оставались приверженцами бумажного носителя, с появлением её такая необходимость пропала, так как она является полноценным аналогом классической подписи, поставленной авторучкой.
6. Обеспечить возможность согласования с международными системами документооборота
Нашу страну можно смело назвать верной традиционным технологиям, так как в России долгое время все документы и соглашения долгое время существовали только на бумаге. В связи с чем, подписание международных контрактов очень часто затягивалось. С введением же ЭЦП, эти процессы в разы ускорились
Виды ЭЦП
Для унификации цифровых подписей и исключения возможности их несанкционированного использования новые модели представлены в нескольких разновидностях.
Разница между ними заключается в различных сферах их применения, так на сегодняшний день существуют следующие ЭЦП:
- Усиленная ЭЦП
- Квалифицированная ЭЦП
Остановимся на каждом из них более подробно.
1. Усиленная
Усиленная представляет собой электронный аналог подписи, но с большей защищенностью, о чем говорит и ее название. С 2014 года при отправке отчетной документации в онлайн-режиме стало обязательным подтверждение информации, содержащейся в ней, именно этим видом электронной подписи.
2. Квалифицированная
Самой надежной электронной подписью считается квалифицированная, ее отличительной особенностью является то, что при ее изготовлении применяются средства криптографии, которые являются удостоверенными органами ФСБ.
Дополнительным гарантом этой подписи является выдача ее обладателю сертификата. Благодаря, наличию таких средств защиты, отменить её можно только в судебном порядке.
Структура
ЭЦП, как инструмент, служащий для подтверждения какой-либо информации должен содержать определенную информацию о его владельце.
Эти данные для большей надежности не ограничиваются лишь словарным перечислением паспортных и учредительных данных владельца, так обязательным элементом каждой электронной цифровой подписи является:
- Открытый ключ
- Закрытый ключ
1. Открытый ключ
Данный вид подтверждения электронной подписи требует особого порядка, так как он находится в открытом доступе, поэтому в случае обнаружения его несанкционированного использования нужно обратиться в орган сертификации для отзыва «кода» и предотвращения дальнейших противозаконных действий.
2. Закрытый ключ
Этот элемент защиты выдается пользователю вместе с открытым ключом, но несмотря на довольно безопасное название также требует осторожности, так при попадании в руки злоумышленников убытки могут быть многомиллионными.
Для максимальной защищенности закрытый ключ рекомендуется хранить на:
- Различных флэш картах
- Дисках
Области применения
Сегодня ЭЦП используют как во внутренней работе организации, так и во внешней, то есть использовать этот инструмент можно повсеместно, но для того, чтобы реалистичней представить область применения цифровой подписи нужно остановиться на каждом из этих вариантов отдельно.
1. Внутренний электронный документооборот между подразделениями одной организации, а также филиалами
Всю внутреннюю корреспонденцию, а также документы, адресованные другим предприятиям и организациям можно подтвердить, воспользовавшись ЭЦП, при этом они будут иметь ту же юридическую силу, что и при обычной подписи.
2. Документооборот в межорганизационных системах класса B2B и B2C
Данное использование ЭЦП подразумевает его использование как между организациями (B2B) для выполнения взаимовыгодных задач, например, при сотрудничестве одной компании с каким-либо рекламным агентством, то есть подразумевается то, что данная услуга не нужна рядовому жителю, но для функционирования этих предприятий это очень важный процесс, поэтому его упрощение при помощи информационных технологий крайне необходимо.
Новые подписи сегодня также являются средством подтверждения документов между организациями и конечными потребителями (B2C). Ведь конечный результат и получение прибыли приходит только на этом этапе, все предшествующие операции можно назвать лишь репетиционными.
3. Доступ к специализированным информационным ресурсам
Очень часто для получения доступа к различным информационным ресурсам требуется подтверждение своих личных данных, в этом случае традиционный скан какого-либо документа также можно заменить ЭЦП.
4. Передача налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы
Посещение налогового органа мало кого радует, многочисленные документы и множество кабинетов. Безусловно, куда легче отправить периодические отчеты в электронном виде, а утвердить их можно ЭЦП.
5. Передача отчетности в Пенсионный фонд
Каждая организация согласно законодательству нашей страны обязана периодически отправлять отчеты в Пенсионный фонд, для того, чтобы в будущем их работники в престарелом возрасте могли жить достойной жизнью. Но это поистине добрая и нужная затея отнимает у бухгалтера очень много полезного времени, поэтому возможность отправки отчета, подтвержденного с помощью ЭЦП, позволяет сэкономить большое количество полезного времени.
6. Передача таможенных деклараций
Любые грузы, вещи, независимо от их массы, которые нужно отправить из одной страны в другую должны обязательно быть внесены в таможенную декларацию. С каждым годом этот товарообарот растет, поэтому возможность закрепления этого документа с помощью ЭЦП играет немаловажную роль в интегрировании стран друг с другом.
7. Участие в аукционах
Обязательным условием сегодня для участия предприятия в электронном аукционе является получение ЭЦП. При этом неважно с какой целью подается заявление. Только при выполнении данного условия можно приступать к выполнению следующих шагов на пути к конечной задаче.
Куда следует обратиться?
Для получения нужно обратиться в учреждение под названием «удостоверяющий центр». Точные координаты этих пунктов выдачи можно уточнить на сайте Минкомсвязи. Такие пункты представлены практически в каждом крупном городе, что создает условия общедоступности ЭЦП.
Формулировка получения электронной подписи не совсем верна, так как эти учреждения предоставляют лишь программное обеспечение, с помощью которого каждый сможет создать уникальную электронную подпись.
Порядок и сроки получения для юридического лица
Юридическое лицо, независимо от формы собственности, то есть ИП, ООО, ЗАО, любое из них, впрочем, как и рядовой житель может получить инновационную подпись.
Для осуществления этой задачи нужно обратиться с соответствующим пакетом документов в удостоверяющий центр либо можно оставить соответствующую заявку на сайте этой организации. После предоставления всех необходимых документов уже через три — пять дней заявителю выдаётся новая электронная подпись.
Пакет документов для юридического лица
1. Копия свидетельства о регистрации, заверенная нотариусом
Основным документом любого юридического лица вне зависимости от его вида является свидетельство о регистрации, поэтому и для получения её нужно обратиться к нотариусу для снятия с документа копии и ее заверения.
2. Оригинал либо заверенная копия выписки из ЕГРЮЛ
Перед подачей заявки на получение электронной подписи, нужно обратиться и в налоговые органы для получения выписки из единого реестра юридических лиц, в этом конкретном случае можно запросить как оригинал документа, так и его копию, но во втором случае обязательно нотариальное заверение. Выписка обычно бывает готова через пять дней после обращения в налоговые структуры.
3. Копия свидетельства ИНН, заверенная нотариусом
При обращении за электронной подписью нужно позаботиться и о наличии нотариально заверенной копии ИНН. В отличие от вышеупомянутых документов ее не нужно ждать.
4. Заявление о выдаче
Все вышеперечисленные документы нужно приложить к заявлению о выдаче. Образцы этого документа сегодня имеются в свободном доступе в сети интернет, а также с ним можно ознакомиться в непосредственно в самом учреждении, осуществляющем его выдачу.
5. Копия приказа о назначении на должность руководителя
Человек, который обращается за электронной подписью для руководимой им организации, вместе с учредительными документами на организацию, также должен подготовить и документ, доказывающий его правомочность обращения. Таковым в данном случае является копия приказа о назначении его на руководящую должность.
Уровни защищённости
Защищенность ЭЦП на сегодняшний день является неоспоримой и самой высокой из всех представленных на текущее время. Объясняется же это тем, что цифровой или буквенный пароль, которыми в обычном порядке люди могут защитить свои данные как бы того ни хотелось, но могут быть взломаны.
Расшифровка ЭЦП технически невозможна, такой вариант развития событий возможен только при потере владельцем самого носителя с ЭЦП, но и в этом случае есть возможность исправить ситуацию путем обращения в выдавший её орган. Этим и объясняется такой высокий спрос на ЭЦП в последнее время.
Загрузка...