Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить.
Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.
Как отсортировать документы и какой срок хранения кадровой документации, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.
Сроки хранения документов в организации
Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.
- Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
- Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
- Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
- Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
- Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.
Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.
Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).
Разновидности кадровой документации
В процессе жизнедеятельности организации накапливаются документы, которые имеют влияние на организацию в большей или меньшей степени.
Некоторые создаются для решения определенной задачи, и становятся не нужными после ее решения. Другие значимы несколько лет. К другой группе относятся документы, которые не утрачивают свою уникальность.
Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:
- Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т. д.
- Постоянные:
- Приказы.
- Штатное расписание.
- Описи дел.
- Акты об уничтожении.
- Бухгалтерские отчеты.
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. В законе прописано рациональное размещение сохранения документов, учета и их комплектования. В любой организации, коммерческой либо государственной, должен быть спецархив.
Приведем основные определения, приведенные в Федеральном законе.
Архивное дело – совокупность деятельности гос.органов, граждан, местного самоуправления в области хранения, учета и комплектования архивных документов.
Архивные документы – это носитель с зарегистрированной на нем информацией, с реквизитами для идентификации. Они подлежат определённому времени хранения, так как значимы для общества и государства. Совокупность подобных документов представляет из себя архивный фонд.
Архив – подразделение организации или отдельное учреждение, которое производите хранение и учет архивных документов.
Следует отметить, что создать спецархив довольно сложно и трудоемко. Граждане и предприятия создают их с целью хранения документов, которые накопились в процессе деятельности организации.
Основным моментов в данном законе является внедрение единых для всех правил организации учета, использования и хранения архивных документов.
Информация, входящая в состав личного дела работника
В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.
На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.
Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.
У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).
Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.
Документы, входящие в личное дело
Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.
Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.
- Анкета, личный листок по учету кадров.
- Резюме (или автобиография).
- Копии документов об образовании.
- Личные документы сотрудника.
- Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
- Свидетельство о заключении брака.
- Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
- Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
- Трудовой контракт.
- Данные аттестаций.
- Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
- План карьерного роста.
Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:
- Управленческая документация. Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
- Бухгалтерская и налоговая документация.
- Внешние первичные документы — это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
- Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
- Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
- Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
- Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
- Документы по учету кадров и оплате труда.
К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т. д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.
Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.
Характеристика документов по сроку хранения
Документы с ограниченным периодом хранения:
- ПКО/РКО.
- Квартальные бухгалтерские отчеты.
- Документы по ревизии.
- Акты о взаимных расчетах между организациями.
Документы постоянного хранения:
- Приказы по основному виду деятельности.
- Годовые бухгалтерские балансы.
- Годовые отчеты по налогам.
- Документы о переоценке основ.фондов.
- Связанные с векселями.
Хранения до минования надобности:
- Приказы по сотрудникам.
- О начисленных налогах.
- Договоры страхования.
- Расчетные счета сотрудников.
На документах проставляется отметка «ЭПК»
Хранения до замены новыми документами:
- Бланки форм статистической отчетности в организациях.
- Положения.
- Инструкции.
Ответственность и штрафы
Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» за нарушение порядка хранения документации предусмотрена ответственность (уголовная, административная, гражданско-правовая). Под нее попадают руководители организации и задействованные в нарушении работники, в частности кадровые службы.
К нарушениям можно отнести:
- Уничтожение документа раньше срока, если такое вообще было допустимо.
- Потеря до срока хранения.
- Хранение не в положенных местах (в ящике стола вместо сейфов для бухгалтерской документации).
Ответственность зависит от степени нарушения:
- Гражданско-правовая ответственность. При потере или по вине работника произошла порча документации, он должен возместить ущерб. Выражается в уплате штрафа или неустойки.
- Административная ответственность. Неправильное хранение документации или уничтожение неположенных документов.Предусмотрен штраф от 300 руб. до 500 руб. При неправильном оформлении бухгалтерской отчетности от 2000 руб. до 3000 руб. В случае непредставления первичной документации за 1 налоговый период – 10 000 руб., более 1 периода – 30 000 руб. Если вышесказанное послужило причиной снижения налоговой базы – 20% от неуплаченных налогов или более 40 000 руб.
- Уголовная ответственность. Умышленное уничтожение документов – накладывается штраф от 100 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.
Таким образом, в статье были рассмотрены вопросы, затрагивающие продолжительности хранения кадровых документов. Рассмотрели ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Из каких документов складывается личное дело работника. Узнали, какие документы следует хранить постоянно, а какие ограниченное количество времени. В случае нарушения данных сроков рассмотрели, какая ответственность возлагается на руководителя организация и какие штрафы накладываются.
Загрузка...