Как правильно написать объяснительную на работе?

Объяснительная записка, как уже может быть ясно из названия — это документ, который подчиненный пишет для начальства, объясняя в ней причины своего проступка, либо законного поступка, пусть даже и правильного, но явно не согласующегося с требованиями руководства.

объяснительная

Для чего нужна объяснительная?

Дело в том, что за проступки работнику делают выговор, а три выговора, согласно трудовому кодексу, дают законное основание для увольнения. Объяснительная записка же позволяет смягчить наказание до простой воспитательной беседы, или вовсе освободить провинившегося от каких либо санкций.

Ведь проступки могут быть совершены и по уважительным причинам, но проблема в том, что четкого определения тому, какая причина таковой является, а какая нет, не существует, и каждый работодатель решает это сам. Отказ же работника от написания ОЗ только усугубляет положение, и как правило, стимулирует комиссию во главе с генеральным директором сделать подчиненному выговор.

Правила оформления

Объяснительная пишется по стандартному образцу — в шапке указывается, на чье имя, далее название документа и суть — я, такой-то сотрудник, такого-то отдела, совершил то-то и то-то по такой-то причине, а внизу дата и подпись.

В наложении на работника дисциплинарного взыскания не все так просто. Дело в том, что даже здесь должны быть свидетели вашего проступка, которые будут писать докладную на имя ген. директора, о том, что такой-то сотрудник нарушил дисциплинарные правила или еще что-то, причем к докладной обязательно должна быть приложена ссылка на доказательства, при этом видение проступка своими глазами таковым не является.

Затем составляется акт о нарушении, с которыми работник должен быть ознакомлен под роспись, и уже только тогда от него требуют написания ОЗ, благодаря которому, если комиссия сочтет причину уважительной, дело могут спустить на тормозах.

Как написать? Образец

Объяснительная записка — не самый сложный документ, однако его нужно писать так, чтобы это понравилось начальству.

Не следует использовать в нем просторечные выражения, типа слова «типа», «мол», «просто» и тому подобных, но также и не стоит придерживаться излишне формального стиля, поскольку вы пишете для людей.

От того, насколько ваша писанина проймет генерального, может зависеть ваша дальнейшая карьера на этой работе, поэтому попытайтесь поставить себя на его место, и понять, какой текст понравился бы вам.

Вот так выглядит типичный пример объяснительной записки опоздавшего на работу. 

Что будет, если не писать объяснительную?

Согласно законодательному порядку наложения дисциплинарных взысканий, написание ОЗ является его обязательным условием, а отказ от него дает работодателю полное право применить к сотруднику самое жесткое наказание (то есть выговор, а 3 выговора — увольнение).

Так что не стоит с этим тянуть, но и помните, что о составлении ОЗ вас должны лично уведомить в момент ознакомления с актом о нарушении.

В каких случаях нужна для работы?

Рассмотрим самую актуальную для многих тему — избежание дисциплинарного взыскания (выговора или замечания) при помощи написания объяснительной записки на работе. Но для начала выясним, в каких ситуациях ее нужно писать.

Начать следует с того, что за проступки начальство может наложить дисциплинарное взыскание, которое является основательной базой для увольнения. Работник, получивший 3 взыскания за один год может быть уволен по закону, и это особенно часто встречается в компаниях с жесткой кадровой политикой.

Существует три типа неявки на рабочее место:

  1. Прогул.
  2. Опоздание.
  3. Самовольное оставление в рабочее время.

Формально, самым жестким нарушением является прогул, но практически здесь все зависит от случая. Бывает так, что в наиболее ответственный момент работник ушел, и произошла авария, а может быть и такое, что сотрудник прогулял весь рабочий день, но ничего страшного не произошло.

Прогул

За прогул без уважительной причины делают выговор в 99%, но только тогда, когда о нем узнают высшие инстанции. Если же о вашем прогуле знает только ваш начальник отдела, с которым у вас нормальные отношения, то дело может закончиться только небольшой разъяснительной беседой, даже в том случае, если вы прогуляли без уважительных оснований.

Если же о вашем прогуле стало известно, и вам принесли акт о нарушении под роспись, вам следует указать уважительную причину в своей объяснительной записке, или придумать ее.

Опоздание

За опоздание обычно не наказывают, но если оно повторяется больше двух раз, выговора, к сожалению, не избежать. Здесь также следует придумать какую-нибудь «отмазку», например, что вы стояли в пробке, при этом можно сделать заранее заготовленную видеозапись со своего смартфона, а потом при помощи видеомонтажа поменять дату.

На это «доказательство» вашей невиновности необходимо сослаться в своей объяснительной.

Невыполнение должностных обязанностей

Данный проступок может иметь в различных ситуациях самые разные последствия, но если за это на вас написали докладную, то, судя по всему, они были серьезными, либо вы просто кому-то не нравитесь. Кстати, опоздание и прогул также являются невыполнением ДО, поскольку в трудовом договоре вы даете согласие, что будете находиться с такого-то по такое время на рабочем месте.

При этом, следует иметь в виду, что начальство объективно не всегда бывает право, и если вы нарушили ДО, пойдя ему наперекор, но при этом компания осталась в выигрыше, вам следует указать это в своей объяснительной, и тогда, скорее всего, вас не только помилуют, но еще и похвалят, возможно даже деньгами.

Основные разновидности

В каждом типе организаций между начальником и служащим устанавливаются различные степени соотношений прав/обязанностей, а следовательно, различны и условия написания объяснительных записок.

Рассмотрим основные учреждения, встречающиеся сегодня:

В школу

Общеобразовательные заведения, или проще говоря — школы, имеют самую мягкую степень подчинения, выгнать из школы можно лишь при очень веских основаниях, и как правило, это не в ее интересах.

За опоздания и прогулы в школах учеников обычно не заставляют писать объяснительные, а вот за поломку школьного имущества, например, окна или парты пишут более чем часто. ОЗ составляется  только на имя директора.

В институт

В отличие от школы, в институтах и ПТУ все гораздо строже. Дело в том, что школьное образование является в нашей стране, хоть и формально, но обязательным ( на самом деле нет), а вот получение высшего — не только по желанию, но и попросту вредит государству, потому что если все будут инженерами, кто будет стоять за станками?

Соотношение специальностей умственного труда к рабочим в индустриальных странах должно быть примерно 1/3, но это при условии, что промышленный комплекс работает нормально.

Итак, в институте могут заставить писать объяснительную записку, за серию прогулов ( но не за один), например, если посещаемость студентом занятий ниже требуемой, или же, если студент нарушил дисциплину, например, выругался при преподавателе (за это в некоторых ВУЗ-ах даже были случаи отчисления, хоть это, конечно, и незаконно).

Также, могут заставить писать объяснительную за порчу или утерю казенного имущества, например, зачетной книжки или библиотечного учебника, поэтому в таких случаях надо говорить, что их украли в метро. ОЗ в высших учебных заведениях и ПТУ пишут на имя ректора.

На работу

На работе ситуация строже всего, поскольку здесь, в отличие от института, где министерство будет платить преподавателям зарплаты независимо от посещаемости студентов, от действий каждого сотрудника напрямую зависит прибыль всей компании.

Получение выговора на работе за опоздание — обычное дело, поэтому объяснительные записки там пишут чаще всего. На работе ОЗ следует писать на имя генерального директора.

В армию

У военных ситуация обстоит несколько иначе, поскольку порядок назначения дисциплинарных взысканий в вооруженных силах другой.

Так, представителя низшего чина отправляют под трибунал за любое невыполнение приказа, независимо от последствий и степени тяжести проступка, а также за неисполнение формальных обязанностей, например жеста «отдать честь». Объяснительные записки в армии пишут на имя командира части.

Статья была Вам полезна? Да Нет

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

×