Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

По закону все юридические лица и ИП должны вести трудовые на каждого из своих рабочих. Поэтому при поступлении на работу, при условии, что это место будет считаться основным – руководитель обязан на его имя оформить книгу, при условии, что он приступил к исполнению обязанностей более 5 дней назад.

Таким образом, руководство сможет узнать о предыдущем опыте нанимаемого – стаж, время пребывания в той или иной должности, причины понижения статуса в компании или увольнения из нее. Для рабочего трудовая — это гарант подтверждения опыта работы, движения по карьерной лестнице и сведения о наградах и поощрениях.

Образец титульного листа трудовой книжки

Для чего нужна трудовая книжка?

  1. Она необходима для работника. Благодаря ей ему не приходится собирать множество справок, подтверждающих стаж, при приеме на вакансию или для оформления пенсии.
  2. Для работодателя она полезна, в целях выяснения опыта работы кандидата при отборе на соответствующую должность. При ее наличии отпадает нужда в сборе необходимых нормативных актов.
  3. Для государственных органов она незаменима при оформлении и принятии решения о размере пенсионных выплат при достижении гражданином необходимого возраста.

Как и любой нормативный акт – трудовую необходимо правильно заполнять и хранить. Правила подробно описаны в законодательстве РФ и изменениям не подлежат.

Все манипуляции, связанные с ней, регулируются:

  • ТК РФ.
  • Правилом ведения книжек.
  • Инструкцией по ее заполнению.
  • Кодексом об административных нарушениях.

Следует помнить, что она оформляется, если гражданин впервые приступает к трудовой деятельности. Руководитель обязан это сделать в срок не более недели с момента начала отношений.

Назначение уполномоченного лица

В приказном порядке в организации назначается рабочий на должность в отделе кадров или бухгалтер, для ведения ТК, договоров и т. д. Все нормативные акты, связанные с этим, исполняет назначенное лицо. В тех компаниях где отсутствует такой отдел эту функцию исполняет главный бухгалтер. С момента назначения уполномоченного лица, вся ответственность за оформление и хранение книг лежит на нем в полной мере.

Следует заметить, что назначение уполномоченного лица – обязательно и в случае отсутствия соответствующего приказа карается штрафом в размере не менее 5 и не более 50 МРОТ.

Сведения, содержащиеся в указе:

  1. ФИО (полные) должностного лица.
  2. Статус в организации.
  3. Тест приказа, начинающийся: «возложить ответственность за заполнение…».
  4. Дата подписания.
  5. Скрепление акта подписями уполномоченного сотрудника и руководителя.

Правила оформления

  1. Каждый работник обязан предоставить чистый бланк, в случае если поступает впервые.
  2. Заносятся личные сведения: ФИО, дата рождения. Данные вносятся с оригиналов, удостоверяющих личность.
  3. Сведения об образовании. На основании аттестата, диплома.
  4. Указывается на какую должность оформляется гражданин.
  5. Любые изменения в рабочем статусе (перевод, повышение квалификации, увольнение, поощрение) и дата события отображаются в трудовой книге.
  6. Любые изменения и записи должны быть согласованы с рабочим и проводиться в его присутствии. После оформления он расписывается в специальной карте.
  7. К дополнительным сведениям относятся:
    • Период службы – на основании военного билета.
    • Сроки потраченные на повышение квалификации – при предоставлении документов, подтверждающих это.
    • Восстановление непрерывности стажа, путем предоставления подтверждающих актов с последнего места работы.
    • Государственные награды, грамоты почета и прочее – на основании актов, свидетельствующих об этом.

Для каждой записи в трудовую необходимо основание и приказ. Изменения должны быть внесены в течение 7 дней. В тексте изменений указывается только дата и причина манипуляции с книгой.

Основания для внесения изменений

  1. Зачисление в штат компании.
  2. Перевод из одного отдела в другой.
  3. Изменение в квалификации, тарифной сетке или уровне присвоенного разряда.
  4. Награды и инструменты поощрения.
  5. Увольнение.
  6. Присвоение новой профессии.
  7. Совместительство.
  8. О том, что время отбытия наказание не входит в непрерывный стаж трудящегося.
  9. О восстановлении непрерывного стажа.
  10. Период службы в ОВД и таможни, а также прохождение военной службы.
  11. Сроки обучения работника на курсах или иных учебных заведениях.

Порядок оформления титульного листа

  1. В соответствующие графы вносятся полные ФИО. Не допускаются любые сокращения. Информация списывается с официального документа удостоверения личности. К примеру, с паспорта, военного билета, загранпаспорта, водительских прав.
  2. Цвет чернил, которыми заполняется бланк – синий, черный или фиолетовый. При этом ручки могут быть разного типа перьевые или шариковые.
  3. Сокращения в трудовой книжке строго запрещены.
  4. Дата рождения вписывается арабскими цифрами. ЧЧ и ММ указываются в виде двузначных цифр, а год в четырехзначном обозначении. Пример – 23.06.2010. Запрещено написание даты при помощи слов.
  5. В графу образование вносятся при помощи данных взятых из аттестата и диплома. В этой строке нужно указать уровень образования – высшее профессиональное, среднее специальное или общее и т.д. Допускается обозначение неоконченного обучения.
  6. Строка о профессии и полученной специальности. Только на основании юридических актов.
  7. Дата оформления книги. Указывается текущая. Допускается написание месяца как арабскими цифрами, так и словами.
  8. Далее работнику на которого оформляется книга необходимо в ней расписаться.
  9. Затем расписывается в ней же лицо ответственное за нее – обычно это отдел кадров или бухгалтер.
  10. Место для печати заверяется при помощи печати.

Титульный лист ТК

При приеме на основное место:

  1. Заполняется 3 графа раздела под названием «Сведения о работе». Тут обозначается полное название компании и ее сокращенное наименование (если есть).
  2. В строке «№ записи», следует проставить номер по порядку.
  3. Дата приема, нанимаемого в организацию указывается только арабскими цифрами.
  4. На одном и том же уровне с датой приема в строке 3 нужно написать о том в какое подразделение он зачисляется и должность (обозначается согласно штатному расписанию).
  5. В 4 строке указывают порядковый номер и дату постановления о приеме. Обычно это приказ руководителя.

Трудовая книжка

Для работы по совмещению:

  1. Заносится на добровольной основе по желанию подчиненного.
  2. Запись делается в организации признанной основным местом работы сотрудника.
  3. Информация вписывается аналогично.

Перевод из одного отдела в другой либо на иную должность:

  1. В графе под пунктом 1. обозначается порядковый №.
  2. Дата перевода – арабскими цифрами.
  3. В 3 графе ставится отдел перевода и назначенная должность.
  4. В 4 обозначается номер, и дата документа о переводе.

При увольнении:

  1. Следует помнить, что книгу необходимо отдать ее владельцу в последний день работы. В противном случае придется выплачивать штраф в инспекцию по труду и компенсацию уволенному.
  2. В строке 1 прописывается №.
  3. Дата увольнения указывается только цифрами арабского типа.
  4. В 3 строке вписывается причина увольнения, нормативный документ которым руководствуется уполномоченное вести книжки лицо (статья ТК). Так к примеру, уход по собственной инициативе.
  5. В 4 – указывается акт при руководстве, которым происходит увольнение и его дата и порядковый номер.
  6. После этого необходимо все записи, сделанные в книге, заверить подписью руководителя или иного уполномоченного лица и поставить печать компании.
  7. Увольняемый сотрудник должен подписаться под всеми пунктами.

Оформление увольнения

Иногда случается, что заведенной книге бывает мало места, поэтому приходится расширять ее при помощи вкладышей:

  • Его оформление происходит аналогично ведению ТК.
  • Использование вкладыша отдельно от книги – неправомерно.
  • Справа в верхнем углу титула ТК указываются сведения о выдачи вкладыша – его серия и номер.
  • Он вшивается в основную книгу между ее последней завершенной страницей и картонной обложкой.
  • Нумерация продолжается, а не начинается заново.

С любой записью, сделанной в книге работник должен ознакомиться лично, после чего расписаться в личной карточке.

Следует помнить, что с 2006 года ИП обязаны также, как и юридические лица заводить персоналу трудовую.

Типичные ошибки

Виды ошибок:

  • Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
  • Не верно указанные сведения о работе:
    • В дате приема на рабочее место.
    • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
    • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
    • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
    • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
  • Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
  • При оформлении увольнения:
    • Ошибочная дата увольнения.
    • Неправильно сформулирована причина увольнения.
    • Неверное использование основания.
    • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
  • Неправильное внесение изменений.
  • Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
    • Перенесение неверной информации со старой книги.
    • Внесение данных на основании неправильных документов.
    • При утере некоторых сведений.
    • Нет пометки о выдаче дубликата.
    • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
    • Начало отсчета заново.
    • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
  • Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Устранение ошибок

Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:

  1. С сохранением трудовой.
  2. С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.

С сохранением трудовой

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

  1. Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
  2. При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
  3. Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

  1. Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
  2. Вписывается №.
  3. Далее ставится дата.
  4. В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
  5. В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
  6. При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
  7. Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.

Внесение изменений в титульный лист ТК

Ликвидация ТК и выписка дубликата

Причины:

  1. При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
  2. Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
  3. Потеря или уничтожение оригинала книги.

Как оформить дубликат?

  • Если выявлена ошибка:
    • Внести все верные сведения в дубликат, в таком же виде, как и в оригинале.
    • На самом первом листе справа в верхнем углу сделать пометку «Дубликат».
    • На титуле старой книги оставить заметку: «Взамен выдан дубликат» и указать серию и порядковый №.
  • Когда книга пришла в непригодность:
    • Записать данные об общем непрерывном стаже на предыдущих местах занятости.
    • Расписать все по периодам сохраняя хронологический порядок в соответствии с предоставленными работником сведений из документов, взятых с прежних мест трудоустройства.
    • В верхнем углу справа на стр. 1 поставить нужную отметку.
    • На старой книге на титульном листке нужно указать данные о выдаче дубликата и прописать серию и №.
  • При потере – только при помощи акта, подтверждающего этот факт:
    • Вносятся данные об общем или непрерывном опыте. Информация подтверждается документально.
    • Вписываются сведения о наградах и поощрениях с последнего места работы.
    • На 1 странице ставится соответствующий штамп
    • На старой ТК пишется – «Взамен выдан дубликат» серия и №.

Оформление дубликата ТК

Последствия и ответственность

Для лица уполномоченного вести и хранить книгу предусмотрено два вида ответственности:

  1. Дисциплинарная. Она может заключаться в вынесении замечания, выговора и даже увольнения по соответствующей статье.
  2. Уголовная – применяется крайне редко и исключительно к физическим лицам уполномоченным вести трудовые:
Следует отметить, что уголовная ответственность в данной сфере применяется очень редко и решение о ее назначении принимается только путем судебного разбирательства.

Для организаций предусмотрена только одна форма ответственности по данному вопросу – материальная.

Такое наказание можно применить в двух случаях:

  1. Ошибка при увольнении, т.е. внесение неверной формулировки для увольнения подчиненного.
  2. Задержка при выдаче.

Организация обязана возместить ущерб сотруднику за упущенную возможность заработка. Однако следует учитывать, что задержка выдачи книги может быть допущена как по вине организации, так и по вине самого рабочего.

Вина фирмы:

  • Если книга не была выдана рабочему, без законных на то оснований.
  • После письменного обращения, уволенного спустя 3 дня с момента обращения.
  • Неправомерный отказ в выдаче дубликата.

При внесении неверного обозначения причины увольнения, работнику следует доказать, что по этой причине он упустил возможность получения дохода.

Размер материального наказания:

  1. На добровольном основании организация признает запись неверной, исправляет ее и выплачивает бывшему сотруднику денежную неустойку.
  2. При помощи суда. В случае отказа компании выплачивать неустойку бывший подчиненный имеет право подать на него в суд. Размер выплаты будет регулироваться в соответствии со средней заработной платы рабочего.
  3. Также в случае если дело будет рассматриваться в суде гражданин имеет право на подачу иска о возмещении нанесенного ему морального вреда. Суд может произвести дополнительно и индексацию выплат.
  4. Компания считающая, что ее обвинили и оштрафовали не правомерно имеет законное право подать на апелляцию в вышестоящую инстанцию.

Заключение

В итоге стоит отметить, что хоть ведение трудовых не является сложным процессом, но и тут иногда случаются ошибки и погрешности.

Следует помнить, что для работника этот документ крайне важен как для ведения деятельности, так и для будущего назначения пенсии, поэтому при ее ведении и хранении нужно соблюдать все правила, вносить записи внимательно, скрупулёзно проверяя правильность написания, подлинность нормативных актов и соблюдая правила оформления.

Конечно ошибки можно исправить, что тоже не так сложно делать, но не стоит забывать об ответственности и последствиях, которые могут наступить при несвоевременном определении погрешностей. Особенно это касается наиболее частой зоны совершения ошибок – титульного листа. Ведь именно он является основным носителем информации о личности человека и очень важен.

Статья была Вам полезна? Да Нет

Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

×